RÈGLEMENTS ET CONSTITUTION

De l’Association des Clowns du Québec

ARTICLE 1

IDENTIFICATION

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Association des Clowns du Québec

Dans les règlements qui suivent le mot "association" désigne : l’Association des Clowns du Québec

1.01 NOM

Le nom du regroupement est l'ASSOCIATION DES CLOWNS DU QUÉBEC. L'Association est incorporée selon les dispositions de la partie 3 de la loi sur les compagnies. C'est un regroupement apolitique, non religieux et autonome.

1.02 SIÈGE

Le siège social de l’Association est situé sur le territoire appelé les Laurentides ou à tout autre endroit dans la région déterminé par le Conseil d’Administration. Présentement, il est situé au 101, Place du Curé Labelle, St-Jérôme, J7Z 1X6.

1.03 LOGO

Le logo de l'Association est représenté par la figure d'un clown ayant une fleur de lys, dont la base est le nez du clown. Le dessus est encadré par le nom de l'Association des Clowns du Québec.

1.04 ANNÉE FISCALE

L'année fiscale de l'Association se termine le 31 décembre de chaque année.

ARTICLE 2

LES OBJECTIFS

2.01

Susciter sur l'ensemble du territoire du Québec une sensibilisation à l'illustre personnage qu'est le clown ainsi qu'à sa forme d'expression artistique.

2.02

Susciter sur l'ensemble de la planète une sensibilisation au personnage clownesque québécois ainsi qu'à sa forme d'expression artistique.

2.03 BUTS

Les buts de l’Association sont : FORMER, INFORMER et PROMOUVOIR

• Former de bons artistes clowns (Débutants, professionnels) honorant le code d’éthique de la profession et qui sauront développer une passion de leur métier ou de leur loisir pour leur plus grand plaisir et celui du public.

• Informer les membres de ce qui se passe dans leur milieu par un bulletin d’information, un journal internet ou tout autre moyen de communication.

• Promouvoir l’art clownesque auprès du grand public et également dans le milieu culturel québécois, là où une revalorisation de ce métier semble essentielle à son développement.

• Solidarité en permettant aux clowns professionnels et amateurs du Québec d’échanger, de partager et de grandir.

2.04

Encourager et favoriser la création de regroupements de personnes intéressées par l'art clownesque en province.

2.05

Établir des liens et des communications entre des agents culturels et l'Association des Clowns du Québec.

2.06

Susciter, organiser ou participer à des activités reliées de près ou de loin à l'art du clown au Québec ou ailleurs dans le monde.

2.07

Gérer des biens immobiliers ou mobiliers.

2.08

Faire des recommandations à tout organisme culturel et/ou gouvernemental sur toute question relative à l'art clownesque au Québec.

2.09

Établir un agenda d'activités annuelles.

ARTICLE 3

ASSEMBLÉE DES MEMBRES (Assemblée Générale Annuelle)

3.01 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les cent-vingt (120) jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel. Le Conseil d’Administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Un avis de convocation est dressé par écrit ou verbalement aux membres au moins dix (10) jours avant l’assemblée.

3.02 ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE

Le Conseil d'Administration ou dix (10) membres actifs peuvent selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire, au lieu, date et heure qu’ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai de dix (10) jours aux membres pour cette réunion. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

3.03 ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

• L’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale          annuelle;
• L’approbation du budget;
  • L'approbation des règlements (Nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs    depuis la dernière assemblée générale;
  • L’élection ou la réélection des administrateurs.

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

3.04 QUORUM

Le quorum est constitué des membres présents.

3.05 VOTE

À une assemblée des membres, les membres actifs présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est prohibé. En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois (3) des membres présents réclament le scrutin secret.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution est adoptée à l’unanimité par une majorité spécifiée ou rejetée; et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution, sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

En cas de vote au scrutin secret, le président de l’assemblée nomme deux (2) scrutateurs parmi les membres actifs en règle présents pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote, et le communiquer au président.

Les propositions soumises à l’assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées soit 50% + 1.

ARTICLE 4

ADMINISTRATEURS

4.01 COMPOSITION

L'Association est administrée par un Conseil d'Administration composé d’un minimum de trois (3) personnes et un maximum de huit (8) administrateurs, dont un (1) président, un (1) vice-président, un(e) (1) secrétaire et/ou trésorier/trésorière, et de quatre (4) directeurs/directrices.

4.02 SENS D'ÉLIGIBILITÉ

Seuls peuvent être administrateurs les membres en règle de l'Association, à l'exception des personnes âgées de moins dix-huit (18) ans, des interdits, des faibles d'esprit et des faillis non libérés.

4.03 DURÉE DES FONCTIONS

Le mandat des administrateurs est d’une durée de deux (2) ans. Afin d’assurer une alternance à ses mandats, la moitié du Conseil vient  en élection à chaque année.

SUCCESION DE L'ASSOCIATION DES CLOWNS DU QUÉBEC

Au cas où l'Association des Clowns du Québec devrait cesser ses activités ne laissant aucun successeur, les membres du comité d'administration au moment de la cessation, ou les quelques administrateurs restant du tel comité, même s'il n'y a pas quorum, seront autorisés à sélectionner une autre association artistique de même but ou objet pour succéder aux pouvoirs de l'Association des Clowns du Québec.

4.05 ÉLECTIONS

Il y a élection des membres du Conseil d’Administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée générale annuelle des membres. S’il se produit une vacance au cours de l’année, les autres membres du Conseil d’Administration peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres actifs en règle de l’Association pour combler cette vacance pour le reste de l’année.

4.06 REMPLACEMENT

Tout administrateur dont la charge est devenue vacante peut être remplacé par le Conseil d'Administration au moyen d'une résolution. L'administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son  prédécesseur.

4.07  DESTITUTION, SUSPENSION OU EXPULSION

Le Conseil peut, par résolution adoptée par les 2/3 des administrateurs présents, suspendre ou expulser tout membre qui ne correspond plus aux conditions d’adhésion, qui enfreint les règlements de l’Association, ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’Association.

Lorsque le Conseil d’Administration décide d’une suspension ou d’une expulsion, il doit avertir le membre de la conduite qui lui est reprochée et lui donner un délai pour apporter les changements désirés. Si aucun changement significatif ne se produit et que le Conseil décide de procéder à la suspension ou à l’expulsion, il doit en aviser le membre par écrit dans les sept (7) jours ouvrables qui suivent la fin du délai, en lui faisant part des raisons qui justifient cette décision.

Le membre suspendu ou expulsé peut revenir en appel auprès du Conseil d’Administration, au moyen d’une lettre lui étant adressée, spécifiant les motifs de contestation de la décision, et ceci dans un délai de un (1) mois suivant la réception de l’avis d’expulsion ou de la suspension.

Le cas échéant, le Conseil verra à mettre en place un comité spécial formé d’un (1) membre du Conseil, d’un (1) membre de l’organisme et d’un (1) autre de la communauté pour examiner l’appel et faire une recommandation au Conseil.

La décision du Conseil sera, par la suite, finale et sans appel. Le membre devra être informé de la décision dans les sept (7) jours ouvrables qui suivent.

4.08 FIN DU MANDAT

Le mandat d'un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou ipso facto s'il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur. Tout administrateur qui s'absente de trois (3) assemblées consécutives sans motif valable sera automatiquement relevé de ses fonctions et en sera avisé par lettre recommandée.

4.09 RÉMUNÉRATION

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Par ailleurs, le Conseil d'Administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l'exercice de leurs fonctions.

4.10 INDÉMNISATION

Au moyen d'une résolution du Conseil d'Administration, l'Association peut indemniser ses dirigeants, présents ou passés de tous frais et dépenses, de quelque nature qu'ils soient, encourus en raison de poursuite civile, criminelle ou administrative, à l'exception des cas où ses dirigeants ont commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente. Pour acquitter ces sommes, l'Association peut souscrire à une police d'assurance.

4.11 CONFLIT D'INTÉRÊT OU DE DEVOIR

Tout administrateur qui se livre à des opérations en contrepartie avec l'Association doit divulguer son intérêt au Conseil et s'abstenir de voter s'il est présent à cette prise de décision.

ARTICLE 5

POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS

5.01 PRINCIPE

Les administrateurs exercent tous les pouvoirs de l'Association, sauf ceux qui sont réservés expressément par la loi aux membres.

5.02 DÉPENSES

Les administrateurs peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs de l'Association. Ils peuvent également par résolution, permettre à un ou plusieurs dirigeants d'embaucher des employés et de leur verser une rémunération.

5.03 DONATIONS

Les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à l'Association de solliciter, d'accepter ou de recevoir des dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de l'Association.

ARTICLE 6

ASSEMBLÉE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (C.A.)

6.01 CONVOCATION

Le président, le vice-président, le secrétaire, ou deux (2) administrateurs peuvent convoquer une assemblée du Conseil d'Administration. L'avis de convocation peut être envoyé par la poste ou un avis téléphonique ou autre média sera fait au moins trois (3) jours juridiques francs avant la date fixée pour cette assemblée. L'avis juridique indiquera la date, l'heure et le lieu de la tenue de l'assemblée.

6.02 PREMIÈRE RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

À chaque année, quelques temps après l'assemblée générale des membres de l'Association, se tient une assemblée des administrateurs nouvellement élus et formant quorum, sans qu'un avis de convocation ne soit requis, aux fins d'élire ou de nommer les officiers ou autres dirigeants de l'Association et de transiger toute autre affaire dont le Conseil d'Administration peut être saisi.

6.03  RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le Conseil d’Administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l’Association.

6.04 ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation verbal ou écrit.

6.05 LIEU

Les assemblées du Conseil d'Administration se tiennent au siège social de l'Association ou à tout autre endroit ou moyen de communication que fixent les administrateurs.

6.06 QUORUM

Le quorum est fixé à la majorité simple des administrateurs. Le quorum d'administrateurs ainsi prévu doit exister pendant toute la durée de l'assemblée.

6.07 VOTE

Tout administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises au Conseil doivent être décidées au moins à la majorité simple des administrateurs votant. Le vote est pris à main levée à moins que le président de l'assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin. Si le vote se fait par scrutin, le secrétaire et le président de l'assemblée agissent comme scrutateurs et ont droit de vote. Le vote par procuration n'est pas permis aux assemblées du Conseil. Le président a voix prépondérante au cas de partage des voix.

6.08 RENONCIATION

Tout administrateur peut par écrit, renoncer à tout avis de convocation d'une assemblée de Conseil d'Administration ou à tout changement dans l'avis ou même à la tenue de l'assemblée ; une telle renonciation peut être valablement donnée soit avant, soit pendant, soit après l'assemblée en cause. Sa présence équivaut à une telle renonciation, sauf s'il assiste spécialement pour s'opposer à la tenue de l'assemblée en invoquant entre autre l'irrégularité de sa convocation.

6.09 RÉSOLUTION TENANT LIEU D'ASSEMBLÉE

Les résolutions écrites signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des assemblées du Conseil ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces réunions doit être conservé avec les procès-verbaux du Conseil.

6.10 AJOURNEMENT

Le président de l'assemblée peut, avec le consentement des administrateurs présents à une assemblée du Conseil, ajourner toute assemblée des administrateurs à une date et dans un délai qu'il détermine, sans qu'il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs. Lors de la reprise de l'assemblée, le Conseil d'Administration peut valablement délibérer conformément aux modalités prévues lors de l'ajournement, pourvu qu'il y ait quorum. Les administrateurs constituant le quorum de l'assemblée initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum lors de la reprise de cette assemblée. S'il n'y a pas quorum à la reprise de l'assemblée, celle-ci est réputée avoir pris fin à l'assemblée précédente où l'ajournement fût décrété.

ARTICLE 7

OFFICIERS ET AUTRES DIRIGEANTS

7.01 NOMINATION OU ÉLECTION 

Le Conseil d’Administration est élu pour administrer toutes les affaires de l’Association. Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un (1) président, un(e) (1) trésorier/trésorière, un(e) (1) secrétaire.

7.02 DÉMISSION ET DESTITUTION

Tout dirigeant peut démissionner en faisant parvenir au siège social de l'Association, une lettre de démission.

7.03 POUVOIRS ET OBLIGATIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d'Administration dispose des pleins pouvoirs pour administrer les affaires de l’Association.

Le Conseil d’Administration assure la mise en œuvre des orientations, objectifs et priorités et toutes décisions découlant de l'assemblée générale.

Il est responsable de la préparation des propositions d'orientation de travail et des priorités de l’Association pour les années à venir.

Il est responsable d’adopter un plan d’action annuel et un budget annuel.

Il est responsable de l'embauche et de l'évaluation du personnel de direction rémunéré de

l’Association.

Il voit à la mise sur pied de comités de travail, si nécessaire, et en fixe le mandat, la durée et reçoit pour étude et adoption les rapports de tels comités.

Il est responsable de la recherche de fonds et l'administration courante des biens et des

sommes de l’Association.

Le Conseil peut prendre toute décision concernant la gestion des affaires de          l’Association en conformité avec la loi et avec les présents règlements généraux de la corporation.

Il est responsable d’élire les officiers de la corporation et peut leur déléguer certaines fonctions.

Il est responsable de combler les postes vacants au Conseil d’Administration.

Il détermine la cotisation annuelle des membres.

Il voit à adopter, modifier ou révoquer les règlements généraux qui seront approuvés ou non à l’assemblée annuelle suivante ou lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin.

7.04 PRÉSIDENCE

La personne élue à la présidence :

• Voit au bon fonctionnement de l’organisme et par son exemple, elle maintient l’enthousiasme et la participation des membres ;
• Elle préside les réunions du Conseil d’Administration, anime les débats et en cas d’égalité des voix, tranche par un vote prépondérant ;
• Elle s’assure que les politiques et les décisions de l’assemblée générale et du Conseil d’Administration soient respectées ;
• Elle voit à ce que les membres du Conseil accomplissent les tâches qu’ils ont accepté ;
• Elle signe les chèques, la correspondance officielle, les procès-verbaux et les rapports financiers ;
• Elle représente officiellement l’Association ;
• Elle prépare les ordres du jour en collaboration avec la direction.

7.05 VICE-PRÉSIDENCE

La personne élue à la vice-présidence :

• Seconde la présidence, la remplace en son absence ;
• Assume parfois des responsabilités particulières, comme celle d’un comité ;
• Assiste la présidence dans les relations publiques et les communications.

7.06 SECRÉTARIAT

La personne élue au secrétariat :

• S’assure que les administrateurs reçoivent les informations pertinentes pour prendre des décisions éclairées ;
• Elle s’assure de l’envoie des avis de convocation pour les réunions du Conseil et les assemblées générales dans les délais prescrits ;
• Elle s’assure de la rédaction des procès-verbaux des réunions du Conseil et des assemblées générales, et de leur adoption. Elle signe les procès-verbaux une fois adoptés. En son absence, la secrétaire de la réunion signera les procès-verbaux ;
• Elle s’assure de la bonne garde du sceau de l’Association et de tous les livres, documents et archives de l’Association ;
• Elle veille à ce que les archives de la corporation soient complètes et à jour.  Elle s’assure que tous les documents originaux (Papiers ou autres supports informatiques) soient remis à l’Association ;
• Exerce toutes autres fonctions ou charges qui lui sont dévolues par le Conseil.

7.07 TRÉSORERIE

La personne élue à la trésorerie :

• Voit à ce que l’utilisation des fonds soit conforme aux objectifs, aux politiques et au budget de l’Association ;
• S’assure que toutes les sommes d’argent payées à l’Association soient déposées au nom et au crédit de l’Association dans une institution financière choisie par le Conseil ou déjà choisie par un Conseil antérieur ;
• Voit à ce que les livres de l’Association présentent un état détaillé et complet de toutes les transactions affectant la situation financière de l’Association ;
• S’assure que les livres sont accessibles à tout administrateur de l’Association, pendant les heures de bureau ;
• S’assure qu’un budget annuel est préparé à l’intention du Conseil avant la fin de l’année courante ;
• Présente un rapport de la situation financière de l’Association aux assemblées régulières du Conseil d’Administration ;
• Exerce  toutes autres fonctions ou charges qui lui sont ou peuvent lui être dévolues par le Conseil ;
• S’assure que le Conseil ou l’assemblée prennent en considération l’aspect financier avant de prendre une décision.

7.08 RÉMUNÉRATION

Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs services.

7.09 COMITÉS

Le Conseil d’Administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition. Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de l’Association de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.

7.10 AFFAIRES FINANCIÈRES

Le Conseil d’Administration détermine l’institution financière où le trésorier effectue les dépôts.

7.11 EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier commence le premier 1^er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre suivant. Les livres de l’Association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur demande.

7.12 MODIFICATIONS AUX RÉGLEMENTS

Le Conseil d’Administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement. Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.

ARTICLE 8

LES MEMBRES

8.01

Adhérer à la mission et aux objectifs de l’Association et s’engager à respecter les

règlements généraux.

8.02

Payer sa cotisation annuelle.

8.03

Devront répondre obligatoirement à deux (2) des trois (3) critères suivants :

• Être référé par un (1) membre ;
• S’être produit au moins trois (3) fois en public ;
• Avoir suivi une formation art clownesque (Art de scène, art dramatique etc.) ;

* Les informations devront être vérifiables en tout temps.

8.04 MEMBRES-JEUNESSE (Au Québec et hors Québec)

Être âgé de moins de dix-huit (18) ans. Avoir l’autorisation d’un parent ou tuteur en règle. Répondre aux critères d’admissibilité des articles 8.01, 8.02, 8.03. Ce qui leur donne droit à leur fiche personnelle sur le site de l’Association.

8.05  MEMBRES SEMI-PROFESSIONNELS (Au Québec et hors Québec)

Doit s’être produit en public un minimum de deux-cents (200) heures et/ou avoir suivi des formations équivalentes aux nombres d’heures avec attestation requise au besoin. Répondre aux critères d’admissibilité des articles 8.01, 8.02, 8.03. Ce qui leur donne droit à leur fiche personnelle sur le site de l’Association.

8.06 MEMBRES PROFESSIONNELS (Au Québec et hors Québec)

Doit s’être produit en public un minimum de neuf-cents (900) heures et/ou avoir suivi des formations équivalentes aux nombres d’heures avec attestation requise au besoin. Répondre aux critères d’admissibilité des articles 8.01, 8.02, 8.03. Ce qui leur donne droit à leur fiche personnelle sur le site de l’Association.

8.07 MEMBRES À VIE (Au Québec et hors Québec)

Un membre qui a été très actif au sein de l’Association et à qui le Conseil d’Administration  a remis ce titre honorifique. Répondre aux critères d’admissibilité des articles 8.01, 8.03. Ce qui lui donne droit à une  mention sur le site de l’Association sous la rubrique ‘’Le temple de la renommé’’ ainsi qu’à un accès à toute l’information privée et réservée exclusivement aux membres.

8.08 MEMBRES PARTENAIRES (Au Québec et hors Québec)

Membres partenaires Affaire :

Tout professionnel ou gens d’affaire, qui n’entre pas dans la catégorie des membres réguliers qui est intéressé à promouvoir et à défendre les objectifs de l’Association et qui satisfait aux critères d’admissibilité de l’article 8.01, 8.02. Ce qui leur donne droit à une bannière de leur publicité sur le site de l’Association avec un inter-lien,  ainsi qu’un accès aux informations sur le blog et autre, ainsi que la possibilité de participer aux activités de l’Association.

Membres partenaires Ami :

Toute personne provenant de la communauté, qui n’entre pas dans la catégorie des membres réguliers, qui est intéressé à promouvoir et à défendre les objectifs de l’Association et qui satisfait aux critères d’admissibilité de l’article 8.01, 8.02. Ce qui leur donne droit à une mention sur le site de l’Association, ainsi qu’à l’accès aux informations sur le blog et autre, ainsi que la possibilité de participer aux activités de l’Association.

8.09 COTISATION ANNUELLE

Le Conseil d’Administration fixera le montant de la cotisation annuelle selon les différentes catégories énumérées au point 8, de même que le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

8.10 CARTES DE MEMBRES

Le Conseil d’Administration, pourra délivrer tout document qui lui semble pertinent et qu’il juge à propos.

8.11 DURÉE D'ADHÉSION

La durée d'adhésion à l'Association est pour une période d'un an (Année civile).

8.12 SUSPENSION OU EXPULSION

Le Conseil d’Administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements ou qui a une conduite contraire aux buts de l’Association. Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le Conseil doit donner à ce dernier l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où son cas sera étudié.

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